Resmi yazışma sürecinde çıktılar resmi yazıların neresine düşer?

Herkese merhaba. Bu yazımda resmi yazışma sürecinde yoğunlukla başvurulan çıktı alma işlemiyle ilgili çevremde çok sık rastladığım bazı yanlış anlaşılmalara bildiğim kadarıyla değinmeye çalışacağım. Konu kısıtlı bir kesimin (bilgi ve belge yönetimi birimlerinin) ilgisini çekiyor, başlamadan uyarmış olayım. 

Çıktı, adı üzerinde, bir belge değildir. Çıktının üzerine doğrulama kodu koymuş olsanız da bu onu resmi bir belge yapmaz. Doğrulama kodunun çıktılar üzerinde yer almasının amacı belgenin elektronik aslına erişime imkân vermesi. Üzerinde doğrulama kodu yer alan bir çıktıyı olduğu gibi kabul edip resmi yazışma sürecine alan bir kurum süreci eksik işletiyor demektir. Çıktıyı olduğu gibi kabul edip resmi süreci başlatan kişi bilgisayarında herhangi bir doküman oluşturup çıktısını alıp resmi süreci başlatmış gibidir. Çünkü bu aşamada çıktının doğrulaması henüz yapılmamıştır. Yapılması gereken çıktı üzerinde yer alan doğrulama linkine gidilerek yine çıktı üzerinde yer alan doğrulama kodunun burada yer alan forma girilmesi ve yazının elektronik ortamdaki aslına erişim sağlanması. Bununla da bitmiyor, elektronik belgenin üzerinde yer alan elektronik imzaların da doğrulanması gerekiyor. Öyle ya, elektronik ortamda bir belgenin mevcut olduğunu tespit ettik ama belgenin imzası geçerli değilse bunu kabul ederek hatalı davranmış olmaz mıyız? Bazı kurumlar doğrulama sayfasında sadece imza bilgisine yer veriyor ki bu da doğru değil, çünkü doğrulamasını yaptığımız belgenin bize ulaşan çıktı ile aynı belge olduğundan da emin olmamız gerekiyor. 

Görüleceği gibi belgenin doğrulanması önemli bir konu ve elektronik ortamdaki belgelerin doğrulanması yeni bir bakış açısı ve teknik birikim de gerektiriyor. Elektronik imzaların doğrulanması doğrudan elektronik ortamda gelen belgeler için de geçerli, ancak elektronik ortamda gelen belgelerin üzerinde doğrulama kodunun bulunması gerekmiyor. Çünkü doğrulama kodu elektronik belgeye erişim için gerekli. Belge zaten elektronik ortamda gelmişse ayrıca doğrulama kodunun kullanılmasına ihtiyaç yok. Öte yandan elektronik ortamda gönderilen belgelerde de doğrulama kodu koyulması faydalı olur, çünkü ileride çıktı alınması gerekirse muhatap kişi ya da kuruluşlara çıktıyı doğrulama imkânı verilmiş olur böylelikle.

Resmi yazışma sürecinin elektronik ortamla tanışması kamu kurumları için halen yeni bir konu diyebiliriz. Teknik sürece aşinalık bir süre daha kafalarımızı meşgul edecek gibi görünüyor. Evrak birimleri ile bilgi-belge yönetim birimlerinin konuya daha hızlı nüfuz edebilmeleri için bütüncül eğitim ve farkındalık çalışmalarına ihtiyaç olduğunu düşünüyorum şahsen. Konunun uzun vadeli arşivi ilgilendiren oldukça çetrefilli boyutları da var. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığımız konuyla ilgili gereken adımları atacaktır.

Konuyla ilgili değinmeyi atladığım, okurken aklınıza takılan sorular ya da önerileriniz varsa yorumlarda yazabilirsiniz, yazıya gerekli eklemeleri yaparım.

Yorum Yapın